29 июля 2014

Подготовка к настройке АТС

Качественная работа офиса во многом зависит от того, как хорошо организована среда для выполнения поставленных задач.
Немаловажная здесь работа оборудования, мини-АТС, и стабильность его функционирования определяется, во многом, грамотным и обстоятельным составлением технического задания на подключение.
Тем более что и конечному пользователю ТЗ пригодится - поможет выстроить картину распределения звонков и сценария ведения клиента. Подготовленное задание упрощает прием работ - если остались недочеты, вы их заметите. Программирование автоматизированной телефонной станции сильно меняется в зависимости от бренда и модели, однако, естественно, есть общие моменты, которые стоит отметить в техзадании. Для начала составьте список внешних номеров. Для разных типов линий должны быть заведены опознавательные знаки. Аналоговые линии потребуют тип набора – пульсовый или тональный IP-линии - данные доступа и инструкции оператора по настройке Поток Е1 также потребует запроса данных для подключения. В зависимости от режима работы офиса, АТС может быть настроена, чтобы менять сценарий на время обеда, вечером, на выходные. Переключение может происходить как автоматически - так и вручную, например со стола секретаря. Для внутренних номеров существует ограничение на количество цифр - от 3 до 5. Соответственно, определяя количество цифр номера вашей внутренней сети. Составьте максимально полный список, какую добавочную какой линии получит каждый сотрудник. При этом необходимо учитывать тип телефонного аппарата. стоящего на столе сотрудника - аналоговый, цифровой, системный, радиотелефон или факс. Если в компании, кроме присвоения личных номеров, предполагается объединение сотрудников в группы, с созданием дополнительных сценариев - например, с перенаправлением звонка в группу - заблаговременно распределите роли с учетом того, что абонент может входить одновременно в несколько внутренних групп. Для набравших ваш номер клиентов подготовьте запись приветствия и инструкции по набору внутренних номеров. После всех приготовлений, пора приступать к главному – распределению входящих и исходящих звонков. Необходимо составить таблицу входящих вызовов, где нужно указать для каждой внешней линии приемник звонка, то есть, кто будет принимать звонок – внутренний абонент, группа абонентов или автосекретарь. Если у вас несколько временных режимов работы, укажите для каждого режима свой приемник. Стоит подготовить таблицу для исходящих вызовов, определив каждому внутреннему абоненту доступные линии для исходящих звонков. АТС позволяет ограничить менеджеров от лишних трат - звонки на мобильные номера, платные линии, междугородние и международные могут быть отключены как для конкретных линий, так и для обозначенных внутренних номеров. Естественно, помимо запретов, система позволяет добавлять отдельным пользователям увеличенные права, например, на подключение к разговору или перевода на мобильную линию - что, конечно, тоже стоит указать при настройке. Это основные необходимые пункты, которые нужно отразить в техническом задании. Но нужно помнить, что каждая АТС программируется строго индивидуально под нужды компании, поэтому стоит обдумать какие ещё функции могут вам понадобиться. Посмотреть IP АТС в нашем каталоге.